Cum îți organizezi și arhivezi facturile din SPV înainte de închiderea lunii
Facturile din SPV nu ar trebui verificate doar când apare o problemă.
Fișierele XML din RO e-Factura sunt disponibile pentru descărcare directă timp de 60 de zile de la publicarea în sistem, potrivit ghidului ANAF privind utilizarea sistemului RO e-Factura. După acest termen, recuperarea lor nu mai este o simplă descărcare din SPV.
De aceea, este bine să ai o rutină lunară: descarci, verifici, organizezi și păstrezi facturile înainte de închiderea lunii.
Nu este suficient să știi că facturile „sunt în SPV”. Important este să le ai salvate într-o arhivă proprie, în formatul potrivit, astfel încât să le poți regăsi rapid atunci când ai nevoie de ele.
Pe scurt
- fișierele XML din RO e-Factura pot fi descărcate direct din sistem timp de 60 de zile;
- SPV nu ar trebui tratat ca singura arhivă de lucru a firmei;
- este important să păstrezi XML-ul, nu doar PDF-ul;
- PDF-ul este util pentru citire și verificare rapidă;
- facturile trebuie organizate lunar, înainte de închiderea perioadei;
- Inside App poate descărca automat, centraliza și arhiva documentele disponibile în SPV.
De ce nu este suficient că facturile există în SPV
Pentru multe firme, tentația este să presupună că documentele sunt în siguranță pentru că apar în SPV.
În practică, SPV este canalul prin care ai acces la facturile electronice, dar firma are nevoie de propria arhivă de lucru.
La final de lună, nu contează doar dacă factura a fost emisă, transmisă sau primită. Contează și dacă documentul poate fi găsit rapid, verificat, exportat sau transmis mai departe către contabilitate.
Întrebările importante sunt:
- ai descărcat facturile noi?
- ai verificat facturile emise și primite?
- ai păstrat XML-ul?
- ai și PDF-ul pentru consultare rapidă?
- poți căuta documentele după perioadă, furnizor sau client?
- ai arhiva pregătită pentru contabilitate?
Dacă aceste lucruri nu sunt făcute periodic, apar probleme: facturi lipsă, documente greu de găsit sau diferențe între evidențele firmei și ce ajunge la contabilitate.
Pentru situațiile în care o factură nu apare deloc în SPV, vezi și articolul Factura nu apare în SPV în 2026: ce trebuie să verifici și ce poți face.
Termenul de 60 de zile
Fișierele XML corespunzătoare facturilor electronice și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare în sistem timp de 60 de zile de la publicare.
Cele 60 de zile nu se calculează de la data facturii, de la data plății sau de la momentul în care ai primit un PDF pe email. Termenul se raportează la momentul publicării în sistemul RO e-Factura.
După acest termen, documentele nu dispar definitiv, dar recuperarea lor nu mai este la fel de simplă ca o descărcare directă din SPV.
De aceea, nu este recomandat să verifici facturile doar la câteva luni sau doar când apare o solicitare de la contabil.
Mai sigur este să ai un flux lunar:
- verifici facturile noi;
- descarci documentele disponibile;
- le organizezi pe perioadă;
- păstrezi XML-ul și PDF-ul;
- pregătești exportul sau arhiva pentru contabilitate.
Astfel reduci riscul să ai nevoie de o factură exact după ce perioada de descărcare directă a trecut.
XML sau PDF: ce trebuie să păstrezi
În RO e-Factura, factura electronică este fișierul XML transmis și validat prin sistem.
PDF-ul este util pentru citire. Este mai ușor de deschis, de verificat și de discutat cu un client, furnizor sau contabil.
Dar PDF-ul nu ar trebui să fie singura formă în care păstrezi factura.
În practică, este bine să ai:
- fișierul XML;
- PDF-ul pentru consultare rapidă;
- informațiile de identificare ale facturii;
- o structură clară de arhivare pe firmă și perioadă.
Cele două formate au roluri diferite:
- XML-ul este documentul electronic relevant în sistemul RO e-Factura;
- PDF-ul este forma ușor de citit și folosită în verificările curente.
Dacă ai doar PDF-ul, dar nu ai XML-ul, arhiva ta este incompletă pentru fluxul RO e-Factura.
Pentru explicații tehnice despre transformarea fișierelor, vezi și articolul Cum transform fișierele XML în PDF?.
Cât timp trebuie păstrate facturile
Cele 60 de zile se referă la perioada în care fișierele pot fi descărcate direct din sistem.
Separat, firma are obligația să păstreze documentele justificative pentru termenul legal aplicabil.
Ca regulă generală, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991.
Există și documente pentru care se aplică termene diferite. Pentru fluxul lunar al facturilor din SPV, ideea importantă este aceasta:
cele 60 de zile nu înlocuiesc obligația de păstrare a documentelor.
Practic:
- descarci facturile la timp;
- păstrezi XML-ul;
- folosești PDF-ul pentru citire și verificare;
- organizezi documentele într-o arhivă internă.
Documentele financiar-contabile pot fi păstrate, după caz, pe hârtie sau pe suport electronic, conform Ordinului 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
În cazul facturilor din RO e-Factura, arhivarea electronică este soluția firească, pentru că documentul circulă deja în format electronic.
Cum organizezi facturile înainte de închiderea lunii
Închiderea lunii devine mai simplă dacă facturile din SPV sunt verificate înainte, nu după ce apar întrebări.
Un flux minim poate arăta așa:
- Verifici facturile primite în SPV pentru luna curentă.
- Verifici facturile emise și transmise prin RO e-Factura.
- Descarci documentele noi.
- Le organizezi pe perioadă.
- Verifici dacă apar facturi de la furnizori importanți.
- Cauți eventuale facturi lipsă.
- Pregătești exportul sau arhiva pentru contabilitate.
- Păstrezi documentele intern, nu te bazezi doar pe SPV.
Centralizarea facturilor este utilă mai ales când firma are mai mulți furnizori, mai multe luni de verificat sau mai multe companii administrate.
În loc să cauți manual fiecare document, este mai eficient să ai facturile emise și primite într-o listă centralizată, cu filtre pe perioadă, furnizor, client sau companie.
Pentru un ghid separat despre descărcarea documentelor din sistem, vezi și Cum descarc mesajele / facturile din SPV?.
Ce verifici lunar
Înainte să consideri luna pregătită pentru contabilitate, verifică dacă ai descărcat facturile noi, dacă ai facturile emise și primite pentru perioada corectă, dacă lipsesc documente de la furnizori importanți și dacă ai păstrat XML-ul, nu doar PDF-ul.
Verifică și dacă ai exportul pregătit pentru contabilitate și dacă arhiva internă este organizată pe lună.
Nu este nevoie de un proces complicat. Important este să existe o rutină.
Dacă verificarea se face lunar, reduci riscul să cauți documente în grabă, după ce termenul de descărcare directă s-a apropiat sau a trecut.
Cum te ajută Inside App
Inside App descarcă automat documentele disponibile în SPV și le păstrează într-o arhivă centralizată, ușor de verificat.
Cu Arhivarea automată SPV din Inside App, poți lucra mai ușor cu facturile emise și primite prin RO e-Factura.
În aplicație poți:
- vedea facturile emise și primite într-un singur loc;
- filtra documentele pe perioadă;
- căuta după furnizor sau client;
- vizualiza facturile într-un format ușor de citit;
- descărca facturi individual;
- descărca mai multe facturi în bulk;
- exporta informațiile în PDF, Excel sau ZIP;
- pregăti mai ușor arhiva pentru contabilitate.
Asta contează mai ales în contextul celor 60 de zile.
În loc să verifici manual periodic ce documente trebuie descărcate din SPV, Inside App preia documentele disponibile și le organizează într-un flux mai ușor de urmărit.
Inside App poate prelua numai documentele existente în SPV-ul firmei. Dacă factura nu a fost emisă, transmisă sau validată, situația trebuie clarificată mai întâi cu furnizorul.
Pentru mai multe detalii despre fluxul de preluare și păstrare, vezi și Descărcarea și arhivarea automată a facturilor din SPV ANAF.
Video: Vizualizare și descarcă facturile din SPV - ANAF (individual sau în bulk)
În Inside App, facturile din SPV pot fi vizualizate într-un dashboard dedicat, filtrate după perioadă sau furnizor și descărcate individual sau în bulk.
Astfel, înainte de închiderea lunii, poți verifica mai ușor ce facturi ai primit, ce documente trebuie păstrate și ce poate fi transmis mai departe către contabilitate.
Întrebări frecvente
Facturile se descarcă automat din SPV?
Da. În Inside App, facturile disponibile în SPV pot fi descărcate automat în aplicație, iar apoi pot fi vizualizate și filtrate după perioada sau furnizorul dorit.
Este important însă ca documentele să existe în SPV. Dacă factura nu a fost transmisă de furnizor sau a fost respinsă, aplicația nu are ce prelua.
Pentru situațiile în care factura nu apare, vezi articolul Factura nu apare în SPV în 2026: ce trebuie să verifici și ce poți face.
Facturile se pot descărca în bulk?
Da. Facturile pot fi descărcate în bulk din Inside App.
Această opțiune este utilă când vrei să pregătești arhiva lunară, să verifici documentele înainte de închiderea lunii sau să transmiți mai ușor informațiile către contabilitate.
Ce păstrez: XML sau PDF?
Pentru fluxul RO e-Factura, trebuie să păstrezi XML-ul.
PDF-ul este util pentru citire, verificare și lucru curent, dar nu ar trebui să înlocuiască XML-ul.
Cel mai practic este să ai ambele variante:
- XML-ul pentru arhivare corectă;
- PDF-ul pentru consultare rapidă.
Ce se întâmplă dacă au trecut 60 de zile?
După 60 de zile, fișierele nu mai sunt disponibile pentru descărcare directă în același mod.
Documentele pot fi eliberate la cerere, dar procesul nu mai este la fel de simplu ca descărcarea directă din SPV.
De aceea, este recomandat să nu aștepți. Verifică, descarcă și arhivează facturile lunar.
Concluzie
Facturile din SPV nu ar trebui lăsate pentru „mai târziu”.
Termenul de 60 de zile este un motiv bun să ai o rutină lunară de verificare și arhivare.
Înainte de închiderea lunii, verifică facturile emise și primite, descarcă documentele disponibile, păstrează XML-ul și folosește PDF-ul pentru consultare rapidă.
Astfel eviți situația în care ai nevoie de o factură, dar nu o mai poți descărca direct din SPV.
Verifică și arhivează facturile din SPV cu Inside App
Inside App descarcă automat documentele disponibile în SPV și le păstrează într-o arhivă centralizată, ușor de verificat.
Descoperă Arhivarea automată SPV sau testează gratuit Inside App timp de 14 zile.
Citește și
