Vinzi software sau servicii prin abonament? Ce clarifici înainte să automatizezi facturarea

Vinzi acces la o aplicație, o platformă sau un serviciu pentru care clienții plătesc lunar. Vrei ca plata și factura să fie gestionate automat, fără să intervii pentru fiecare tranzacție.

Înainte de configurare există însă câteva decizii care nu pot fi lăsate aplicației: ce cumpără clientul, când se emite factura, ce date sunt folosite și cum tratezi o plată respinsă sau restituită.

Dacă aceste lucruri sunt clare, automatizarea simplifică fluxul. Dacă nu, excepțiile ajung să fie rezolvate manual.

Ce cumpără clientul?

Un client poate plăti pentru:

• dreptul de utilizare a unui program;
• acces lunar sau anual la o platformă;
• dezvoltare ori configurare software;
• mentenanță și suport;
• găzduire sau administrare;
• un pachet care combină produsul software cu servicii suplimentare.

Pentru utilizator, toate pot părea un „abonament”. Din perspectiva contractului, a facturii și a tratamentului fiscal, nu sunt însă identice.

Factura trebuie să descrie operațiunea reală și perioada pentru care se face plata. O formulare generală, precum „servicii conform contract”, poate să nu ofere suficiente informații pentru identificarea operațiunii.

Tot aici trebuie stabilit dacă plata este unică, lunară, anuală sau calculată în funcție de utilizare.

Un abonament lunar cu preț fix poate urma aceeași regulă la fiecare emitere. Dacă valoarea depinde de numărul utilizatorilor, de consum sau de servicii suplimentare, informațiile trebuie actualizate înaintea fiecărei facturi.

Cui vinzi?

Înaintea primei facturi trebuie să știi dacă vinzi către:

• o persoană fizică sau o firmă;
• un client din România;
• o firmă din Uniunea Europeană;
• o persoană fizică din Uniunea Europeană;
• un client din afara Uniunii Europene.

Aceste informații pot influența datele necesare pe factură și tratamentul TVA.

În cazul clienților externi, moneda în care se face plata nu stabilește singură tratamentul fiscal. Contează cine este clientul, unde este stabilit și ce cumpără.

Dacă platforma deservește mai multe categorii de clienți, fluxul de facturare trebuie să poată aplica regula potrivită fiecărei situații.

Când emiți factura?

Un flux poate porni de la o proformă:

1. clientul primește proforma și linkul de plată;
2. efectuează plata;
3. după confirmarea tranzacției se emite factura fiscală;
4. factura este transmisă clientului și, dacă este cazul, în SPV.

În altă situație, factura fiscală este emisă direct, cu termen de plată și link pentru plata cu cardul.

Alegerea depinde de ceea ce vinzi, de condițiile stabilite cu clientul și de modul în care vrei să urmărești documentele neîncasate.

Inside App permite configurarea mai multor scenarii de facturare recurentă. Opțiunile disponibile sunt prezentate în articolul „Facturi Recurente Smart: sistemul care emite și trimite facturile în locul tău”.

Ce date circulă între site și aplicația de facturare?

Pentru emiterea automată, site-ul, procesatorul de plăți și aplicația de facturare trebuie să folosească informații compatibile.

Pot fi necesare:

• numele sau denumirea clientului;
• codul fiscal;
• adresa și țara;
• adresa de e-mail;
• produsul sau pachetul ales;
• perioada facturată;
• valoarea și moneda;
• identificatorul comenzii sau al plății;
• informațiile necesare pentru aplicarea TVA.

Trebuie să existe și o sursă principală pentru fiecare informație.

Dacă un client își modifică datele în contul său, schimbarea trebuie să ajungă în sistemul folosit pentru facturare înainte de emiterea următorului document.

Atunci când fluxul pornește dintr-un site sau dintr-o platformă proprie, legătura cu facturarea poate necesita folosirea unei integrări iApp. Varianta potrivită depinde de modul în care sunt preluate comenzile și confirmate plățile.

Ce faci cu plățile eșuate și rambursările?

Fluxul obișnuit este simplu: clientul selectează abonamentul, plata este confirmată și factura este emisă.

Situațiile care necesită atenție apar atunci când:

• cardul a expirat;
• tranzacția este respinsă;
• plata este făcută de două ori;
• clientul schimbă pachetul;
• abonamentul este anulat;
• suma este restituită integral sau parțial;
• plata este contestată.

Pentru aceste situații trebuie să existe reguli clare.

Dacă plata eșuează, mai este emisă factura? Când se suspendă accesul? Cine aprobă rambursarea? Cum este corectat un document deja emis?

Automatizarea trebuie să ajute și la identificarea excepțiilor, nu doar la procesarea tranzacțiilor reușite.

Cum verifici banii ajunși în cont?

Procesatorul poate transfera în contul firmei o singură sumă pentru mai multe tranzacții. Din aceasta pot fi scăzute comisioane, rambursări sau alte ajustări.

La finalul perioadei poți avea:

• mai multe facturi emise individual;
• un singur transfer în extrasul bancar;
• un raport separat al procesatorului;
• comisioane reținute înaintea transferului;
• plăți care urmează să fie decontate.

Pentru verificare trebuie să poată fi refăcut traseul:

client → plată → factură → comision → transfer bancar

Factura și extrasul bancar pot să nu fie suficiente. Poate fi necesar și raportul detaliat al procesatorului.

Împreună cu contabilul trebuie stabilit cum sunt descrise serviciile pe factură, cum sunt evidențiate comisioanele și rambursările și ce rapoarte sunt transmise periodic.

Diferența dintre suma facturată și banii disponibili în firmă este explicată și în articolul „De la factură la încasare: cum urmărești banii care trebuie să intre în firmă”.

Exemplu: o firmă software care vinde online

O firmă nouă vinde licențe pentru un program software. Clienții aleg pachetul pe site și plătesc cu cardul, iar o parte dintre ei sunt din afara României.

La început, toate încasările urmau să fie tratate în același flux. După analizarea modelului, firma separă două operațiuni:

• plata unică pentru licență;
• abonamentul lunar pentru suport și actualizări.

Pentru fiecare sunt stabilite descrierea facturii, momentul emiterii și informațiile cerute clientului.

Tratamentul TVA este verificat separat pentru categoriile de clienți, iar raportul procesatorului este inclus în documentele transmise contabilului.

Abia apoi poate fi configurată legătura dintre site, plata cu cardul și facturare.

Automatizarea nu decide regulile firmei. Le aplică după ce au fost clarificate.

Ce verifici periodic?

Chiar dacă facturile sunt emise și transmise automat, este util să verifici:

1. abonamentele active;
2. facturile emise;
3. plățile confirmate;
4. tranzacțiile respinse;
5. anulările și rambursările;
6. comisioanele procesatorului;
7. sumele transferate în bancă;
8. diferențele rămase neclarificate.

Pentru o firmă cu puține operațiuni, verificarea poate fi lunară. Pentru un volum mai mare, plăți în mai multe monede sau rambursări frecvente, poate fi necesară o verificare săptămânală.

De la prezentarea produsului la plată și factură

Pentru firmele care vor să vândă online, eProfil și Inside App pot acoperi împreună mai multe etape ale aceluiași flux. Prin eProfil poți crea o pagină pentru produse sau servicii, fără să configurezi separat domeniul și găzduirea, apoi adaugi datele firmei și opțiunile de plată.

Din același dashboard poți administra pagina, produsele sau serviciile, comenzile, facturarea, transmiterea în SPV și documentele de bază ale firmei.

Pentru încasare sunt disponibile plata cu cardul prin Netopia sau Stripe, transferul bancar și, în cazul produselor, plata la livrare.

Înainte de activarea fluxului trebuie stabilite regulile discutate mai sus: ce vinzi, cui, când emiți factura și cum tratezi excepțiile. După aceea, etapele repetitive pot fi legate, de la comandă și plată până la factură și administrarea documentelor.

Înainte să configurezi automatizarea

O factură recurentă poate fi configurată în câteva minute. Partea importantă este ca regula pe care o repetă să fie corectă.

Clarifică mai întâi produsul, clientul, momentul facturării, TVA-ul și situațiile în care fluxul obișnuit se întrerupe. Apoi poți lăsa Inside App să emită factura, să o transmită clientului și, după caz, în SPV.

Firma este nouă? Consultă ghidul „SRL nou: ce verifici după înființare, înainte de prima factură”, despre activitate, regim fiscal, facturare, documente și relația cu contabilul.

Testează Inside App și configurează facturile recurente