De ce ai nevoie de facturare recurentă automată?
Dacă ai clienți care plătesc lunar pentru serviciile tale - fie că e vorba de abonamente, chirii, consultanță sau orice altceva - știi cât de obositoare poate fi facturarea.
La fiecare început de lună, aceeași rutină: deschizi aplicația de facturare, completezi date, trimiți emailuri, încarci în SPV, marchezi ce ai făcut... Și dacă ai 20-30 de clienți? Pierzi câteva ore bune doar cu administrație.
Dar ce-ar fi dacă toate astea s-ar întâmpla automat? Configurezi o dată pentru fiecare client, și apoi sistemul face treaba în locul tău, lună de lună.
Așa funcționează Facturile Recurente Smart.
Ce înseamnă, practic?
E simplu: setezi o factură recurentă pentru un client, iar sistemul o emite și o trimite automat la data pe care o alegi tu. Poate fi în fiecare lună, trimestrial, sau la orice interval vrei.
Nu mai trebuie să-ți amintești, nu mai trebuie să faci manual, nu mai uiți pe nimeni. Totul rulează pe pilot automat.
Partea bună?
Nu trebuie să ai aceiași configurație pentru toți clienții. Fiecare poate avea prețul lui, data lui de facturare, produsele lui. Sistemul ține evidența și face totul corect, automat.
Cum funcționează, pas cu pas
Configurarea e simplă și te ghidează printr-un proces în 5 pași. Îți ia vreo 5 minute prima dată, apoi te obișnuiești și mergi și mai repede.
Pas 1: Date de bază
Alegi clientul (sau adaugi unul nou direct din interfață), tipul facturii (proformă sau fiscală), seria, ziua din lună când vrei să se emită automat, termenul de plată și moneda. Dacă ai clienți străini, poți schimba și limba facturii.
Pas 2: Perioada
Stabilești de când începe recurența. Opțional, poți seta și o dată de sfârșit sau un număr maxim de facturi - util dacă ai contracte pe perioadă determinată.
Pas 3: Ce conține factura
Adaugi produsele sau serviciile, cu prețurile și cantitățile. Dacă firma ta e plătitoare de TVA, sistemul calculează totul automat. Vezi sumele în timp real și poți adăuga orice observații pentru client.
Pas 4: Notificări
Alegi cum vrei să fii anunțat tu când se emite o factură, și cum vrei să fie anunțat clientul - prin email (obligatoriu) și opțional prin SMS.
Pas 5: Verificare finală
Vezi un sumar cu tot ce ai configurat, verifici dacă e totul ok, și aia e. Din momentul ăla, sistemul preia controlul.
Trei variante de facturare automată
În funcție de cum lucrezi cu clienții, sistemul suportă trei scenarii diferite:
Varianta 1: Proformă cu link de plată (cea mai populară)
Sistemul emite proforma, generează automat un link de plată (euPlătesc sau Netopia) și trimite totul clientului prin email. Când clientul plătește cu cardul, se emite automat factura fiscală, se trimite în SPV la ANAF și se marchează ca încasată în sistem. Tu nu faci nimic - totul e automat de la cap la coadă.
Varianta 2: Proformă fără link de plată
Sistemul emite proforma și o trimite clientului. Clientul plătește prin transfer bancar, tu verifici că ai primit banii, apoi cu un click emiți factura fiscală (care se trimite automat în SPV).
Varianta 3: Fiscală directă cu link de plată
Sistemul emite direct factura fiscală, o trimite simultan către client și în SPV, cu link de plată inclus. Când clientul plătește, se marchează automat ca încasată.
Integrarea cu e-Factura (SPV)
Una dintre chestiile importante: toate facturile fiscale ajung automat în sistemul ANAF (SPV). Nu mai trebuie să te loghezi în platforme diferite, să navighezi prin meniuri și să încarci manual. Sistemul face totul singur și te anunță dacă a fost vreo problemă.
Lucrul cu mai multe monede
Dacă ai clienți din străinătate, poți emite facturi în EUR, USD sau alte valute. La fiecare emitere, sistemul ia automat cursul BNR din ziua respectivă, convertește în RON pentru SPV, iar clientul primește factura cu ambele valori.
Link-uri de plată - mai rapid la bani
Când configurezi o recurență cu link de plată, sistemul generează automat un link securizat pentru fiecare factură. Clientul primește factura în email, dă click pe link, plătește cu cardul, și gata - tu vezi instant că banii au intrat. Funcționează cu euPlătesc și Netopia.
Diferența e majoră: în loc să aștepți 2-3 săptămâni pentru un transfer bancar, mulți clienți plătesc în ziua în care primesc factura.
Notificări automate
Sistemul te ține la curent cu tot ce se întâmplă:
Pentru tine: primești email când se emite o factură, când cineva plătește, sau când e vreo problemă.
Pentru clienți: primesc email automat cu factura atașată, și opțional și SMS (pentru că SMS-urile se deschid aproape întotdeauna).
Logs - știi mereu ce s-a întâmplat
Pentru fiecare recurență, ai un istoric complet cu tot ce s-a întâmplat: când s-a emis, când s-a trimis, când s-a plătit, dacă a fost vreo eroare. Practic, ai transparență totală și dacă vreodată te întreabă un client ceva, știi exact să-i răspunzi.
Ce câștigi din toate astea?
1. Timp salvat
Dacă ai 30 de clienți și îți ia câte 10 minute să emiți și să trimiți o factură manual, asta înseamnă 5 ore pe lună. Cu automatizarea, timpul ăsta devine practic zero. Poți verifica din când în când ce s-a întâmplat, dar nu mai trebuie să faci nimic activ.
2. Zero facturi uitate
Oricât de organizat ai fi, uneori uiți. Un client căruia nu i-ai emis factura la timp = bani pierduți sau relație încordată. Cu sistemul automat, nu mai poți uita - el nu uită niciodată.
3. Încasezi mai repede
Link-ul de plată face minuni. În loc să aștepți săptămâni ca cineva să facă un transfer bancar, mulți clienți plătesc chiar în ziua în care primesc factura. E comod pentru ei, și tu vezi banii mult mai repede.
4. Mai puține greșeli
Când configurezi o recurență, o configurezi o dată și corect. După aia, sistemul repetă exact același lucru în fiecare lună. Nu mai existe riscul să introduci o sumă greșită sau să uiți TVA-ul.
5. Poți crește fără să angajezi
Dacă ai 10 clienți sau 100, timpul necesar pentru facturare rămâne aproape același - aproape zero. Asta înseamnă că poți crește business-ul fără să fii nevoit să angajezi pe cineva doar pentru facturare.
6. Clienții văd profesionalism
Când un client primește factura exact la aceeași dată în fiecare lună, cu același format profesional și cu opțiunea de plată instant, își face o impresie bună despre tine. Arată că ai un sistem, că ești organizat.
Pentru cine e util?
Practic, pentru oricine are clienți recurenți:
Aplicații SaaS și software
Ai un produs cu abonament lunar? Configurezi o recurență pentru fiecare client la nivelul planului lui (Basic, Pro, etc.) și sistemul gestionează tot: emite proforma, trimite link de plată, emite fiscală când se plătește, trimite în SPV.
Consultanți și freelanceri
Dacă ai clienți care te plătesc lunar pentru servicii (retainer), în loc să pierzi timp cu facturarea, configurezi o dată și apoi poți să te concentrezi pe muncă.
Chirii și administrare proprietăți
Ai spații închiriate? Fiecare chiriaș primește automat factura la începutul lunii, cu link de plată dacă vrei. Vezi instant cine a plătit și cine nu.
Servicii de întreținere
Curățenie, pază, IT support, mentenanță - orice serviciu recurent. Unii clienți plătesc lunar, alții trimestrial - sistemul gestionează toate variațiile.
Agenții de marketing
Pachete lunare de social media, SEO, Google Ads - facturarea e automată, tu te concentrezi pe rezultate pentru clienți.
Hosting și domenii
Dacă gestionezi zeci sau sute de domenii și pachete hosting, fiecare cu data lui de reînnoire, automatizarea e salvarea ta.
Întrebări frecvente
E complicat să configurez prima factură recurentă?
Nu, deloc. Interfața te ghidează pas cu pas. Prima dată o să-ți ia vreo 5-7 minute să te familiarizezi, apoi mergi mult mai repede.
Pot avea prețuri diferite pentru fiecare client?
Absolut. Fiecare recurență e independentă. Poți avea 100 de clienți, fiecare cu prețul lui, produsele lui, data lui de facturare.
Dacă un client vrea să oprească abonamentul?
Dezactivezi recurența cu un click. Poți s-o oprești imediat sau să setezi o dată de sfârșit.
Trebuie să folosesc link de plată?
Nu, e opțional. Poți folosi doar automatizarea de emitere și trimitere, iar clienții plătesc prin transfer bancar normal.
Merge și pentru facturi trimestriale sau anuale?
Da, poți seta orice interval: lunar, trimestrial, semestrial, anual, sau orice altceva.
Dacă clientul nu plătește?
Sistemul tot emite facturile la termen (dacă așa ai configurat), iar tu primești notificări pentru facturile neîncasate. Poți activa și reminder-e automate.
Pot edita o factură deja emisă?
Facturile emise nu se pot edita (e ilegal), dar poți face o stornare și apoi o nouă factură corectată. Sau ajustezi configurația pentru viitor.
Pot testa înainte să-l folosesc pentru clienți reali?
Da, creează o recurență de test pentru tine sau pentru o firmă fictivă, vezi cum merge tot flow-ul, și apoi activezi pentru clienți reali.
Ce se întâmplă dacă sistemul are o problemă în ziua programată?
În cazul rar în care apar probleme, sistemul reîncearcă automat. Tu primești notificări dacă ceva necesită atenția ta.
Pe scurt
Facturile Recurente Smart sunt exact ce zice numele: facturare recurentă, făcută smart. Configurezi o dată, sistemul face treaba în locul tău, lună de lună.
Nu mai pierzi timp cu administrație repetitivă. Nu mai uiți facturi. Nu mai aștepți săptămâni să încasezi. Și clienții tăi primesc o experiență modernă, rapidă, fără fricțiuni.
Dacă ai clienți recurenți - fie ei 5 sau 500 - automatizarea asta îți poate salva zeci de ore pe lună. Și ore înseamnă bani, sau mai mult timp pentru ce contează cu adevărat în business-ul tău.
Simplu, automat, eficient. Așa ar trebui să fie facturarea în 2025.
