e-Factura este un sistem obligatoriu (până acum doar în relația B2G, de acum va fi și B2B) de facturare electronică pus la dispoziție de Ministerul Finanțelor. Toate facturile vor fi salvate într-un fișier standardizat XML și vor fi transmise în SPV prin diverse metode (manual sau automat).
SPV (Spațiul Privat Virtual) este un serviciu oferit în mod gratuit de ANAF prin care se urmărește digitalizarea comunicării în domeniul fiscal.

Indiferent de numărul de facturi emise, trebuie să ți cont de următoarele:
Dacă clientul tău este persoană juridică, DA, trebuie să trimiți e-Factura în SPV.
Dacă clientul tău este persoană fizică, NU, nu trebuie să trimiți e-Factura în SPV.

Indiferent de numărul de facturi emise, trebuie să ți cont de următoarele:
Dacă clientul tău este persoană juridică cu sediul în România, DA, trebuie să trimiți factura în sistemul e-Factura.
Dacă clientul tău este persoană fizică, NU, dar există o excepție în care trebuie să trimiți e-Factura în sistemul e-Factura.
Dacă clientul (persoană fizică) plătește cu cardul de vacanță, factura trebuie emisă în baza CNP-ului și transmisă în sistemul e-Factura.

e-Factura intră în responsabilitatea administratorului / reprezentatului legal / persoanei desemnate de emiterea facturilor.
În situația firmelor cu mai multe puncte de lucru poate fi vorba și de responsabili locali.
În realitate există situații când reprezentatul apelează la serviciile unei firme de contabilitate pentru a trimite facturile în locul său.
Trebuie să ții cont că, contabilul tău nu îți cunoaște toți partenerii și nu poate confirma dacă toate facturile sunt aferente tranzacțiilor, iar sistemul îți permite refuzarea facturilor dacă nu le recunoști.
Dacă folosești o aplicație de facturare, cum este și Inside App, aceasta poate transmite facturile automat în numele firmei tale.

Pentru acest lucru ai nevoie de un certificat digital de la un furnizor acreditat și apoi să autorizezi certificatul în SPV. Ți-am pregătit un articol pe această temă aici.

În perioada 01.01.2024 - 30.06.2024 începe procesul de transmitere a e-Factura și nu se sancționează.
Începând cu 01.07.2024 e-Factura devine obligatorie și se sancționează conform legii.

Toate facturile emise către clienți persoane juridice trebuie transmise în maxim 5 zile calendaristice de la data emiterii.
Începând cu 01.04.2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Pentru a transmite e-Factura ai două posibilități:
1. Folosești o aplicație care să simplifice transmiterea e-Factura automat în SPV (noi recomandăm aplicația Inside App).
2. Generezi fișierul XML standardizat pe site-ul ANAF (sau prin alte metode) și apoi încarci fișierul în SPV.

Pentru a primi e-Factura de la furnizori ai două posibilități:
1. Foloseți o aplicație care să comunice în mod automat cu SPV (noi recomandăm aplicația Inside App).
2. Accesezi SPV și aici vei găsi facturile de la furnizori.

Manual NU. Sistemul ANAF te limitează la un dispozitiv Desktop prin care să transmiți facturile (deoarece ai nevoie de token-ul USB conectat pentru a face validarea).
Automat DA. Folosești o aplicație care să comunice în mod automat cu SPV (noi recomandăm aplicația Inside App). Tot ce trebuie să faci este să te conectezi în aplicația de pe Desktop cu certificatul digital (token-ul conectat USB la calculator), iar aplicația va salva token-ul tău în Cloud. Ulterior tu vei putea emite facturi de pe orice dispozitiv, la orice oră, fără limitări. Totul la un click distanță. În acest mod nu vei mai fi limitat ca token-ul să fie conectat USB, ci doar din 3 în 3 luni (conform ANAF) va trebui să faci o reactualizare.

Conform ANAF: Încearcă mai târziu sau în alt interval de timp în care serverele nu sunt atât de solicitate.
Ce recomandăm noi: Activează transmiterea automată din aplicație, iar aceasta va trimite în mod automat facturile în momentul în care serverele devin disponibile. În acest fel, tu vei primi o notificare cu răspusul primit de la ANAF.

Dacă ai trimis o factură în SPV și ai primit mesaj de eroare, aceasta poate fi modificată și trimisă dinnou fără probleme.

Dacă ai trimis o factură în SPV și aceasta a fost confirmată, ea nu mai poate fi modificată. În acest cas se tornează factura și se emite dinnou cu modificările dorite.

Ce este important de știut, semnătura digitală se emite pe persoană fizică nu pe juridică.

Dacă esți administrator în toate firmele sau ești reprezentant(ă) legal(ă), sau ai înputernicire pentru fiecare firmă, poți înregistra aceeași semnătură digitală în SPV pentru mai multe firme.

Dacă aveți ale întrebări pe care noi nu le-am acoperit aici, ne puteți contacta și în perioada următoare vom face tot posibilul să vă răspundem la toate întrebările. Totodată vom ține acest articol actualizat. Folosiți aplicația de asistență și topicul e-Factura.

Abonează-te la newsletter!

Testează gratuit Inside App pentru 14 zile!