e-Factura sau 'bau-bau-ul' pentru cei mai mulți dintre noi

1Ce este SPV / e-Factura?

e-Factura este un sistem obligatoriu (până acum doar în relația B2G (Business to Government), de acum va fi și B2B (Business to Business)) de facturare electronică pus la dispoziție de Ministerul Finanțelor. Toate facturile vor fi salvate într-un fișier standardizat XML și vor fi transmise în SPV prin diverse metode (manual sau automat).
SPV (Spațiul Privat Virtual) este un serviciu oferit în mod gratuit de ANAF prin care se urmărește digitalizarea comunicării în domeniul fiscal.

2Cum știu dacă trebuie să folosesc e-Factura?

Ți-am pregătit un topic separat cu mai multe detalii aici:
Cum știu dacă trebuie să folosesc e-Factura?

3XML... / ZIP... ce sunt astea?

Dacă în perioada asta ai auzit pentru prima dată de termenii "XML" și "ZIP", recomandarea noastră este să renunți la a încerca să trimiți facturile manual în SPV și să descarci, convertești manual. Vei pierde mult timp încercând să înțelegi toți termenii tehnici și procesele necesare.

Cel mai eficient ar fi să începi să folosești o aplicație (gratuită sau cu plată - ți-am pregătit o listă la finalul articolului). Aceste aplicații sunt optimizate și integrează toate cerințele ANAF pentru transmiterea și descărcarea documentelor. Totodată, când apar modificări noi la ANAF, aplicațiile vor fi și ele actualizate.

Vei câștiga timp în care te poți ocupa de afacerea ta sau să te relaxezi cum îți face plăcere.

Iar pentru a face lucrurile mai clare în contextul e-Factura:
XML este un tip de fișier standardizat în care sunt salvate toate informațiile de pe o factură și prin care se face transferul de informații între aplicații și serverele ANAF;
ZIP, mai pe înțelesul tuturor, este un fișier care conține mai multe fișiere, mai exact un tip de arhivă;

4Care sunt beneficiile sistemului e-Factura?

Din start se dorește eliminarea facturilor cu pixul pe foaie. De multe ori am primit facturi scrise cu pixul și cu greu am identificat informațiile de plată și alte informații importante.

Odată ce toate firmele vor implementa acest sistem, nu trebuie să vă mai faceți griji că ați pierdut o factură, s-au s-a rătăcit prin masină. Toate facturile vor fi la un click distanță.

De câte ori te-ai gândit la echipa de contabilitate care primește facturile tale și pregătește calculele și rapoartele? Fiecare factură se introduce manual în programul de contabilitate (de cele mai multe ori în Saga) - "muncă de chinez bătrân". Prin sistemul e-Factura, contabilul are toate facturile online și acest lucru îi ușurează foarte mult munca.

5Există erori în sistemul e-Factura?

Ca orice tehnologie sau produs la început de drum, există enorm de multe erori, fie că sunt tehnice sau din lipsa comunicării.
Cu timpul toate acestea se vor rezolva, dar trebuie să avem răbdare și să vedem partea plină a paharului.
E bine de știut că problemele se vor rezolva în funcție de importanța fiecăreia, nu se va rezolva totul dintr-o dată.

Ca de exemplu: "telefoanele, după atâția ani de la lansare tot au probleme din fabrica și nu satisfac pe toată lumea :)".

Recomandarea noastră este să folosiți o aplicație pentru a lucra cu sistemul e-Factura, fie că folosiți aplicața noastră sau o altă aplicație, șansele de a transmite documente greșit sunt mult mai mici spre deloc comparativ cu generarea și transmiterea facturilor manual.

6Ce ne sperie de fapt?

Acest sistem vine cu multe modificări pentru majoritatea formelor juridice din România. Majoritatea dintre noi suntem speriați de schimbare și de necunoscut deoarece încă sunt multe întrebări fără răspuns pentru cei mai mulți dintre noi. În cadrul blog-ului Inside App ne străduim să vă răspundem la cât mai multe întrebări.

7Folosesc o aplicație gratuită sau plătită?

În momentul de față există foarte multe aplicații online cât și offline pentru a vă ajuta în procesul de emitere de facturi, transmitere în sistemul e-Factura, cât și de arhivare a acestora. Unele dintre ele sunt gratuite, iar altele necesită plata unui abonament pentru a fi utilizate. V-am pregătit o listă la punctul următor.

Ce trebuie să am în vedere:
- aplicația să primească actualizări (deoarece legislația se schimbă iar aplicația trebuie să fie la zi cu toate modificările);
- toate modificările implică costuri pentru dezvoltatorul aplicației, în concluzie o aplicație gratuită nu va putea să ofere toate beneficiile unei aplicații plătite;
- o aplicație plătită are obligația să ne ofere serviciul pentru care am plătit, în schimb una gratuită nu are obligații;
- o echipă pentru asistență este foarte importantă atunci când ai o problemă să poți contacta dezvoltatorul, să raportezi problema sau să ceri ajutorul (lafel implică costuri pentru dezvoltator);
- foarte mulți dintre noi nu doresc să plătească un abonament pe motivul "că este scump", dar costul acestei aplicații se încadrează la cheltuielile firmei și se deduce la impozit;
- în final, decizia îi aparține fiecăruia, dacă folosește o aplicație gratuită / plătită sau face manual din SPV;