Factura nu apare în SPV în 2026: ce trebuie să verifici și ce poți face

Actualizare 2026: Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, fără a depăși 5 zile lucrătoare de la data-limită legală pentru emiterea facturii.

Notă: Acest articol completează materialul publicat anterior pe blogul iApp.ro: „Ai plătit o factură, dar nu o găsești în SPV? Ce poți să faci?”.

În practică, factura poate ajunge mai întâi la firmă în format PDF, prin email, sau tipărită, la momentul achiziției.

Poți chiar să fi efectuat deja plata, dar documentul să nu apară încă în SPV sau în aplicația conectată la sistem.

Acest lucru nu înseamnă automat că factura nu există sau că furnizorul a depășit termenul legal. Trebuie verificat unde s-a întrerupt traseul documentului.

Pe scurt: ce trebuie să verifici

Verifică, în această ordine:

1. dacă documentul trebuia transmis prin RO e-Factura;
2. dacă factura a fost emisă;
3. dacă este încă în termenul legal sau termenul a expirat;
4. dacă a fost transmisă și validată;
5. dacă a fost emisă pe CUI-ul corect;
6. dacă apare direct în SPV;
7. dacă apare în aplicația conectată la SPV;
8. dacă au trecut peste 60 de zile de la publicarea în sistem.

Dacă plata a fost efectuată, dar factura continuă să lipsească, informează și contabilul.

Ai primit factura PDF sau tipărită

Primirea unei facturi în format PDF sau tipărit nu dovedește, singură, că documentul a fost transmis prin RO e-Factura.

PDF-ul poate fi:

• o reprezentare ușor de citit a facturii;
• documentul generat de programul furnizorului;
• un exemplar înmânat la momentul achiziției;
• un document trimis înaintea fișierului XML.

În RO e-Factura, emitentul transmite factura în format XML. După validare, exemplarul original este fișierul XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor.

Păstrează PDF-ul sau exemplarul tipărit, dar verifică separat dacă factura a fost transmisă și validată în sistem.

Înainte de toate, verifică și dacă documentul trebuia să apară în RO e-Factura. De exemplu, o proformă nu este factură, iar anumite documente și operațiuni au un regim diferit. Dacă situația nu este clară, discută cu persoana care ține contabilitatea firmei.

Plata nu generează factura în SPV

O plată făcută prin bancă, card sau numerar nu determină apariția automată a facturii în SPV.

Factura devine disponibilă beneficiarului după ce furnizorul:

1. emite documentul;
2. generează fișierul XML;
3. îl transmite în RO e-Factura;
4. documentul trece validările sistemului.

Prin urmare, dacă plata apare în extrasul bancar, dar factura lipsește, problema nu este neapărat la SPV sau la aplicația folosită.

1. Verifică dacă factura a fost emisă

Solicită furnizorului:

• seria și numărul facturii;
• data emiterii;
• valoarea;
• CUI-ul beneficiarului;
• confirmarea transmiterii în RO e-Factura.

Dacă ai primit deja documentul PDF sau tipărit, aceste informații ar trebui să apară pe factură.

Compară în special denumirea și CUI-ul beneficiarului cu datele firmei tale.

Dacă furnizorul nu poate comunica seria, numărul sau data documentului, este posibil ca factura să nu fi fost încă emisă. În acest caz, nu are cum să apară în SPV.

2. Verifică dacă factura este încă în termen

O factură emisă recent poate să nu apară imediat în sistem.

Furnizorul are la dispoziție 5 zile lucrătoare de la data emiterii, în limitele termenului legal pentru emiterea facturii.

De exemplu, poți primi PDF-ul în ziua emiterii și poți efectua plata a doua zi, iar furnizorul să transmită XML-ul în următoarele zile lucrătoare.

Verifică:

• data emiterii;
• câte zile lucrătoare au trecut;
• dacă au existat zile nelucrătoare;
• dacă furnizorul confirmă că urmează să transmită documentul.

Chiar dacă factura este încă în termen, poți cere confirmarea transmiterii atunci când se apropie închiderea lunii.

3. Termenul a expirat, dar factura nu apare

Dacă termenul legal a expirat, cere furnizorului informații concrete.

Nu este suficient răspunsul:

„Am trimis factura.”

Solicită:

• data încărcării;
• indexul de încărcare;
• statusul documentului;
• confirmarea validării;
• mesajul de eroare, dacă documentul a fost respins;
• CUI-ul beneficiarului folosit în factură.

Transmiterea fișierului nu este același lucru cu validarea lui.

4. Factura a fost transmisă, dar respinsă

RO e-Factura verifică automat structura și informațiile din fișierul XML.

Dacă sunt identificate erori, factura nu se consideră transmisă și nu este primită de beneficiar. Furnizorul primește erorile, corectează documentul și îl transmite din nou.

Factura poate fi respinsă din cauza:

• informațiilor obligatorii lipsă;
• structurii XML incorecte;
• neconcordanțelor dintre date;
• unor erori privind TVA-ul;
• altor validări tehnice.

Cere furnizorului să verifice statusul documentului, nu doar dacă a inițiat transmiterea.

5. Factura a fost emisă pe un CUI greșit

Factura poate fi validată, dar asociată altui beneficiar.

Se poate întâmpla dacă a fost emisă:

• pe o altă firmă pe care o deții;
• pe persoana fizică;
• pe un CUI introdus greșit;
• folosind date vechi;
• pentru un client cu o denumire asemănătoare.

Dacă factura a fost transmisă pe alt CUI, nu va apărea în SPV-ul firmei tale.

Simpla modificare a PDF-ului sau tipărirea unui alt exemplar nu corectează documentul transmis. Furnizorul trebuie să urmeze procedura de corecție și să transmită documentul corectat tot prin RO e-Factura.

6. Caută factura direct în SPV

Nu căuta documentul numai după data plății.

Data plății, data facturii și data transmiterii pot fi diferite. Folosește o perioadă mai largă și verifică:

• CUI-ul furnizorului;
• seria și numărul facturii;
• valoarea;
• data emiterii;
• perioada probabilă a transmiterii.

Dacă factura nu apare nici direct în SPV, cauza este probabil legată de emitere, transmitere, validare sau identificarea beneficiarului.

O aplicație conectată la SPV nu poate prelua un document care nu este disponibil în contul firmei.

7. Factura apare în SPV, dar nu în aplicație

Dacă factura este vizibilă direct în SPV, dar nu apare în aplicația folosită, problema poate ține de preluare sau afișare.

Verifică:

• firma selectată;
• secțiunea facturilor primite;
• perioada aleasă;
• filtrele active;
• data ultimei sincronizări;
• conectarea aplicației la SPV;
• certificatul sau autorizarea folosită;
• eventualele notificări de eroare.

Aceste verificări sunt valabile indiferent de aplicația conectată la SPV.

Ce verifici în Inside App

Inside App preia facturile disponibile în SPV, atât cele primite de la furnizori, cât și cele emise către clienți, și le centralizează într-un singur loc.

În aplicație, verifică:

• compania selectată;
• perioada;
• lista facturilor primite;
• filtrele aplicate;
• notificările privind activitatea din SPV.

Dacă factura există în SPV, dar nu apare în Inside App după sincronizare, trimite echipei de asistență:

• CUI-ul firmei;
• furnizorul;
• seria și numărul facturii;
• data și valoarea;
• indexul de încărcare, dacă este disponibil;
• o captură care arată factura în SPV.

8. Factura a fost transmisă în SPV cu mai mult de 60 de zile în urmă

Fișierele XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare directă timp de 60 de zile de la momentul publicării în sistem.

Ulterior, documentele sunt arhivate electronic și pot fi eliberate la cerere.

Cele 60 de zile nu se calculează neapărat de la data facturii, data plății sau momentul în care ai primit PDF-ul. Perioada începe la publicarea fișierului în RO e-Factura.

Dacă documentul nu a fost salvat la timp, poate fi necesară recuperarea lui din arhiva sistemului.

Pentru a evita recuperarea manuală, Inside App descarcă și arhivează documentele pe măsură ce devin disponibile în SPV. Facturile pot fi organizate, căutate și transformate într-un format ușor de citit.

Citește și: Descărcarea și arhivarea automată a facturilor din SPV ANAF.

Arhivarea automată ajută numai pentru documentele disponibile în SPV și preluate de aplicație. Dacă factura nu a fost transmisă, a fost respinsă sau a fost emisă pe alt CUI, situația trebuie clarificată cu furnizorul.

9. Ai primit două variante diferite

Uneori, furnizorul trimite inițial un PDF, apoi o versiune modificată, iar în SPV există o altă variantă.

Compară documentul validat din SPV cu PDF-ul sau factura tipărită primită inițial:

• seria și numărul;
• data;
• beneficiarul;
• produsele sau serviciile;
• baza impozabilă;
• TVA-ul;
• totalul.

Nu considera automat ultimul PDF primit drept documentul corect.

Dacă factura transmisă în sistem conține erori, modificarea locală a PDF-ului nu schimbă factura electronică. Furnizorul trebuie să transmită documentul de corecție prin RO e-Factura.

10. Când poate fi relevant Formularul 800

Formularul 800 se aplică unei situații specifice: plata a fost făcută la momentul livrării sau prestării, iar furnizorul nu a transmis factura în termenul legal.

Notificarea poate fi depusă începând cu ziua următoare expirării termenului. Emitentul notificat primește un mesaj în SPV și trebuie să transmită factura cel târziu în ziua următoare primirii mesajului.

Formularul 800:

• nu înlocuiește factura;
• nu creează factura în numele furnizorului;
• nu modifică documentul;
• nu este o soluție generală pentru orice factură lipsă.

Pentru procedura detaliată, vezi articolul „Ai plătit o factură, dar nu o găsești în SPV? Ce poți să faci?”.

Ce informații trebuie să aduni

Până la clarificarea situației, păstrează:

• factura PDF sau exemplarul tipărit;
• seria, numărul și data facturii;
• dovada plății;
• extrasul de cont;
• comanda sau contractul;
• documentul de livrare ori recepție;
• corespondența cu furnizorul;
• indexul de încărcare;
• eventualele documente de corecție.

Aceste informații sunt utile atât pentru discuția cu furnizorul, cât și pentru verificarea în aplicație sau informarea contabilului.

Când trebuie să informezi contabilul

Anunță contabilul dacă:

• factura a fost plătită, dar lipsește;
• ai primit numai PDF-ul sau documentul tipărit;
• documentul a fost emis pe un CUI greșit;
• ai primit variante diferite;
• există o factură de corecție sau storno;
• se apropie închiderea lunii;
• plata nu poate fi asociată unui document corect.

Trimite-i documentele disponibile, dovada plății și explicația primită de la furnizor.

Plata și factura sunt elemente diferite. Existența plății nu înlocuiește documentul, iar tratamentul contabil și fiscal depinde de situația concretă.

Tabel practic

Cum te ajută Inside App

Cu Arhivarea automată SPV din Inside App poți:

• centraliza facturile emise și primite;
• descărca automat documentele disponibile în SPV;
• căuta și filtra facturile;
• transforma XML-urile într-un format ușor de citit;
• descărca documentele în PDF, ZIP sau Excel;
• păstra facturile într-o arhivă organizată.

Inside App poate prelua numai documentele existente în SPV-ul firmei. Dacă factura nu a fost emisă, transmisă sau validată, situația trebuie clarificată mai întâi cu furnizorul.

Concluzie

Dacă ai primit factura PDF sau tipărită, dar documentul nu apare în SPV, verifică mai întâi:

• dacă trebuia transmis prin RO e-Factura;
• dacă a fost emis;
• dacă este încă în termen;
• dacă a fost transmis și validat;
• dacă a fost emis pe CUI-ul corect;
• dacă apare direct în SPV;
• dacă a fost preluat de aplicația conectată.

Păstrează documentul primit și dovada plății, dar urmărește obținerea facturii corecte din sistem atunci când există obligația transmiterii prin RO e-Factura.

Verifică și arhivează facturile din SPV cu Inside App

Inside App descarcă automat documentele disponibile în SPV și le păstrează într-o arhivă centralizată și ușor de verificat.

Testează gratuit Inside App timp de 14 zile și gestionează într-un singur loc facturile emise și primite prin SPV.

Citește și: Cum funcționează descărcarea și arhivarea automată a facturilor din SPV.