Termenele de raportare în REGES-ONLINE pentru angajatori
Termenele de raportare în REGES-ONLINE pentru angajatori
Odată cu implementarea REGES-Online, raportarea contractelor de muncă intră într-o nouă etapă – complet digitalizată, cu termene precise și obligații extinse.
Conform HG 295/2025, începând cu 1 ianuarie 2026, vechiul Revisal va fi complet dezactivat, iar REGES-Online devine singura platformă legală pentru înregistrarea și actualizarea datelor privind salariații.
Până la 31 decembrie 2025, angajatorii trebuie să finalizeze migrarea și să se conformeze noilor cerințe. Nerespectarea termenelor de raportare poate atrage sancțiuni semnificative, iar lipsa de acțiune la timp riscă să blocheze procesele interne de HR și salarizare.
Mai jos găsești un rezumat structurat al termenelor-cheie de raportare în REGES-Online, în funcție de tipul operațiunii:
1. Cel târziu în ziua anterioară începerii activității:
Se raportează:
- Datele de identificare ale angajatorului și salariatului;
- Gradul și tipul de handicap (dacă e cazul);
- Data semnării și data începerii contractului;
- Funcția / ocupația (conform COR);
- Tipul și durata contractului (determinată / nedeterminată);
- Locul de muncă (fix / mobil);
- Timpul de muncă și repartizarea acestuia;
- Salariul de bază, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri;
- Datele utilizatorului (în cazul muncii temporare).
2. Până în ziua anterioară producerii efectelor (cu excepții):
Se raportează modificări la:
- Funcție / ocupație;
- Tipul și durata contractului;
- Locul de muncă;
- Timpul de muncă (pentru contracte part-time);
- Detașare (în țară, transnațională, în afara UE/SEE – toate datele relevante);
- Suspendarea și încetarea suspendării CIM.
Excepție: Dacă modificarea provine dintr-o hotărâre judecătorească → termen: 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință.
3. La data producerii efectelor:
Se raportează:
- Încetarea contractului individual de muncă (data și temeiul legal);
- Corectarea erorilor (la data luării la cunoștință de către angajator).
4. În maximum 3 zile lucrătoare de la data înregistrării documentului:
Se raportează:
- Modificarea datelor de identificare (angajator/salariat);
- Modificări privind dizabilitatea (grad, tip, certificat);
- Absențe nemotivate;
- Concedii medicale;
- Situații de forță majoră.
5. În maximum 5 zile lucrătoare:
Se raportează:
- Transferul sau preluarea prin transfer în sistemul public;
- Datele de identificare ale angajatorului implicat în transfer.
6. În maximum 20 de zile lucrătoare de la producerea modificării:
Se raportează:
- Modificarea salariului de bază brut;
- Indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri (prevăzute în CIM sau CCM).
Excepție: Dacă modificarea este rezultatul unei hotărâri judecătorești → termen: 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință.
Pentru a facilita aplicarea practică a acestor termene, am sintetizat mai jos toate obligațiile de raportare într-un tabel cronologic, cu explicații clare privind momentul transmiterii, termenul legal și eventualele excepții.
Acest tabel poate fi folosit ca instrument de lucru intern pentru a evita omisiuni și sancțiuni.
| Nr. crt. | Tip informație | Când se produce / când trebuie raportat | Termen legal de transmitere | Notă excepțională / comentariu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Încheierea CIM (date angajator, salariat, funcție, tip contract, durată, loc muncă, timp de muncă, salariu, etc.) | înainte de începerea activității (cu excepția cazurilor speciale) | cel târziu în ziua anterioară începerii activității | Obligatoriu, fără întârziere |
| 2 | Transfer / preluare prin transfer | la momentul transferului / preluării | în termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului / preluării | Include transmiterea datelor angajator implicat |
| 3 | Început / încetare detașare internă / transnațională / în afara UE/SEE | înainte de data de începere / încetare | cel târziu în ziua anterioară | Se transmit datele de identificare ale angajatorului beneficiar, natura activității etc. |
| 4 | Suspendare generală (exceptând cazuri medicale, absențe nemotivate, forță majoră) | înainte de suspendare / încetarea suspendării | cel târziu în ziua anterioară | Excepție: dacă se suspendă pe baza certificat medical / absențe nemotivate / forță majoră — termen 3 zile lucrătoare |
| 5 | Suspendare pe baza certificat medical / absențe nemotivate / forță majoră | când apare documentul | în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării documentului la angajator | Documentele justificative trebuie păstrate |
| 6 | Încetarea CIM / data și temeiul legal | la încetarea contractului | cel târziu la data încetării / la data luării la cunoștință | Corecțiile de erori pot fi raportate la momentul constatării |
| 7 | Modificări ale datelor de identificare (angajator, salariat) | când apare modificarea / documentul care atestă | în termen de 3 zile lucrătoare de la data documentului / înregistrării | Exemplu: modificare sediu, nume, CNP, domiciliu etc. |
| 8 | Modificări funcție / tip contract / durată / loc de muncă / timp de muncă etc. | înainte de producerea efectelor | cel târziu în ziua anterioară producerii modificării | Dacă modificarea rezultă din hotărâre judecătorească → termen 10 zile lucrătoare |
| 9 | Modificări salariale (salariu de bază, indemnizații, sporuri etc.) | după ce se decide / produce modificarea | în maximum 20 zile lucrătoare de la data modificării | Dacă modificarea este prin hotărâre judecătorească → 10 zile lucrătoare |
| 10 | Modificări de perioadă de detașare (început / încetare) | înainte de data modificării | cel târziu în ziua anterioară producerii modificării | Valabil și pentru modificările pe durata detașării |
| 11 | Modificări intervenite pe durata detașării (loc muncă, timp muncă, salariu etc.) | înainte de producerea modificării | cel târziu în ziua anterioară | Dacă e hotărâre judecătorească, aplică 10 zile lucrătoare |
| 12 | Modificări salariale pe perioada detașării | la apariția modificării | termen standard, similar cu modificările salariale (20 zile lucrătoare) / excepție judecătorească | Transmiterea se face de angajatorul la care a fost detașat salariatul |
| 13 | Corecții erori | la data la care angajatorul ia cunoștință de eroare | de preferat în aceeași zi în care s-a luat cunoștință, pentru a evita posibile sancțiuni la un control ITM | Se marchează ca „corecție” în REGES |
| 14 | Trecerea de la Revisal la REGES (înregistrare, migrare date) | — | inițial până la 30 septembrie 2025, ulterior prelungit până la 31 decembrie 2025 | Conform OUG 46/2025, lege de prorogare termenei |
Implementarea corectă a REGES-Online nu este o opțiune – este o obligație legală.
Termenele sunt stricte, iar nerespectarea lor poate atrage amenzi semnificative și complicații în relația angajator–salariat.
Recomandarea noastră: începe din timp procesul de tranziție, actualizează fluxurile interne de salarizare și asigură-te că echipa ta cunoaște toate modificările impuse de HG 295/2025 și OUG 46/2025.
Ai nevoie de ajutor?
Dacă ai întrebări sau ai nevoie de asistență suplimentară legată de REGES-Online, nu ezita să ne contactezi.
Scrie-ne la contact@iapp.ro sau trimite o solicitare direct prin platforma noastră de asistență. Suntem aici să te sprijinim
