De la factură la încasare: cum urmărești banii care trebuie să intre în firmă

Ai emis facturile lunii și le-ai transmis în RO e-Factura. În raport apare o sumă bună, dar în contul firmei se vede mai puțin.

Unele facturi au fost deja plătite, altele ajung la scadență peste câteva zile, iar câteva pot fi încă neîncasate din luna precedentă.

Diferența importantă este simplă:

Suma facturată nu este aceeași cu suma încasată.

Factura arată ce ai livrat și cât trebuie să primești. Pentru plățile firmei contează însă și când intră efectiv banii.

De aceea, urmărirea unei facturi nu ar trebui să se oprească după emitere și transmiterea în RO e-Factura.

Cât ai facturat și cât ai încasat

Pentru a vedea mai clar situația firmei, separă:

• suma facturată într-o anumită perioadă;
• suma încasată efectiv;
• suma care a rămas de încasat.

Facturile rămase de încasat nu sunt toate în aceeași situație. Unele se află încă în termenul de plată, iar altele au depășit scadența.

Să presupunem că o firmă de consultanță emite în septembrie trei facturi:

• 4.000 lei, încasată imediat;
• 6.000 lei, cu termen de plată de 15 zile;
• 3.500 lei, cu termen de plată de 30 de zile.

Mai există și o factură de 2.500 lei din luna precedentă, ajunsă deja la scadență.

Situația arată astfel:

Firma a facturat 13.500 lei în septembrie, dar are momentan doar 4.000 lei încasați din facturile lunii.

În același timp, cei 12.000 lei rămași de urmărit nu trebuie tratați identic. Facturile de 6.000 și 3.500 lei pot fi încă în termen. Factura de 2.500 lei necesită deja o verificare.

Scadența pune factura în context

Data emiterii arată când a fost creată factura. Scadența arată până când trebuie făcută plata, conform condițiilor stabilite cu clientul.

O factură emisă la începutul lunii, cu termen de plată de 30 de zile, nu este restantă după două săptămâni. Este doar neîncasată.

Pentru fiecare document este util să urmărești:

• clientul;
• valoarea;
• data emiterii;
• scadența;
• suma încasată;
• suma rămasă;
• situația curentă.

Câteva statusuri simple sunt suficiente: în termen, încasată parțial, încasată integral, restantă sau de clarificat.

Transmiterea în RO e-Factura și încasarea sunt două lucruri diferite. O factură poate fi emisă și validată corect, fără să fi fost încă plătită. Pentru verificarea traseului documentului în SPV există ghidul Factură trimisă în SPV: cum verifici dacă a fost validată și ce faci dacă primești o eroare.

De ce nu se potrivesc întotdeauna factura și plata

Cele mai multe diferențe au explicații obișnuite:

• clientul se află încă în termen;
• plata a fost făcută parțial;
• încasarea nu conține suficiente detalii pentru identificare;
• factura a fost corectată sau stornată;
• plata și documentul au valori diferite;
• factura este în valută;
• clientul a întârziat;
• există o neînțelegere comercială.

De aceea, lista facturilor și extrasul bancar trebuie verificate împreună. Dacă urmărești doar facturile, nu vezi întotdeauna ce s-a încasat. Dacă urmărești doar contul bancar, unele plăți pot rămâne greu de asociat.

Cât de des faci verificarea

Pentru un startup care emite câteva facturi lunar către clienți stabili, o verificare la finalul lunii poate fi suficientă.

O firmă cu mai mulți clienți, termene diferite sau încasări de care depind plățile curente va avea nevoie de un ritm mai scurt.

Nu există o frecvență potrivită tuturor. Contează volumul, valoarea facturilor și cât de mult depinde firma de încasările următoare.

O verificare scurtă, făcută la timp

Începe cu încasările din perioada verificată. Identifică plătitorul, factura și suma. Dacă plata este parțială, notează cât a rămas.

Apoi uită-te la facturile care urmează să ajungă la scadență. Cele mari sau importante pentru lichiditatea firmei merită urmărite separat.

La final, separă restanțele de facturile încă aflate în termen. O întârziere de două zile și una de două luni nu cer aceeași reacție.

În funcție de situație, poți:

• confirma că factura a ajuns la persoana potrivită;
• trimite o reamintire;
• clarifica o diferență de sumă;
• discuta direct cu clientul;
• conveni un alt termen;
• analiza separat recuperarea creanței dacă întârzierea continuă.

Scopul nu este să urmărești permanent fiecare document, ci să observi suficient de devreme ce necesită atenție.

Verificarea lunară împreună cu contabilul

La pregătirea documentelor lunare este util să compari situația urmărită în firmă cu evidența contabilă.

Pot apărea diferențe între cele două din motive simple: o plată a fost înregistrată fără explicații clare, un document a fost corectat, o încasare este parțială sau lipsește un extras.

Împreună cu contabilul poți verifica:

• dacă toate facturile emise sunt înregistrate;
• dacă încasările au fost asociate corect;
• dacă există plăți parțiale sau diferențe de curs;
• dacă facturile corectate și stornările sunt reflectate;
• dacă soldurile clienților corespund cu situația cunoscută de firmă;
• ce documente sau explicații mai lipsesc.

Contabilul verifică documentele și evidența contabilă. Antreprenorul cunoaște termenii comerciali, discuțiile cu clientul și promisiunile de plată.

Dacă în contabilitate apare o sumă de încasat, iar antreprenorul știe că factura a fost plătită, trebuie identificată diferența. Dacă factura este într-adevăr neachitată, urmărirea clientului rămâne o decizie comercială a firmei.

Ce se întâmplă cu facturile recurente

Emiterea recurentă reduce munca repetitivă și riscul de a uita o factură lunară. Nu confirmă însă că plata a și fost făcută.

Un client poate primi factura la timp și să plătească mai târziu, parțial sau după o reamintire.

Din acest motiv, automatizarea emiterii trebuie continuată cu verificarea încasării. Modul de funcționare al facturilor recurente este explicat separat în articolul Facturi Recurente Smart: sistemul care emite și trimite facturile în locul tău.

Urmărirea încasărilor în Inside App

În Inside App poți consulta facturile emise, valorile și scadențele lor și poți înregistra încasările. Rapoartele te ajută să vezi ce s-a facturat, ce s-a încasat și ce a rămas de urmărit.

Pentru clienții care plătesc online, factura poate include și opțiunea de plată cu cardul, prin link sau cod QR.

Aceste informații sunt mai ușor de urmărit atunci când facturile, scadențele și încasările sunt gestionate în același flux, fără reconstruirea situației din documente, emailuri și extrase separate.

O firmă își poate plăti taxele, furnizorii și celelalte obligații din banii disponibili, nu din totalul facturilor emise.

De aceea, o imagine realistă a activității trebuie să arate separat cât ai facturat, cât ai încasat și ce sume urmează să intre. Pentru firmele cu activitate redusă, verificarea poate fi făcută lunar și confirmată împreună cu contabilul. Când volumul, scadențele sau presiunea asupra lichidității cresc, verificarea trebuie făcută mai des.

Vezi mai clar ce ai facturat și ce ai încasat

Inside App îți permite să urmărești facturile emise, scadențele și încasările într-un singur flux.

Vezi pachetele disponibile sau testează gratuit Inside App timp de 14 zile.