Factură trimisă în SPV: cum verifici dacă a fost validată și ce faci dacă primești o eroare

Ai emis factura și ai apăsat butonul de transmitere în RO e-Factura.

În aplicație poate apărea ca „trimisă”, „în prelucrare” sau „validată”. În alte situații, poți primi un mesaj de eroare.

Dar când poți considera că factura a ajuns la client? Este suficient să apară ca trimisă? Ce faci dacă verificarea durează sau dacă primești o eroare?

Denumirile și modul de afișare pot varia de la o aplicație la alta. De aceea, nu verifica doar dacă ai apăsat butonul „Trimite”. Urmărește și răspunsul primit ulterior din sistem.

Pe scurt

După emiterea unei facturi:

• emisă înseamnă că factura a fost creată în aplicație; 
• trimisă arată că factura a fost expediată către RO e-Factura, dar trebuie verificat și răspunsul primit; 
• în prelucrare înseamnă că sistemul verifică încă factura; 
• validată înseamnă că factura a trecut verificările și a devenit disponibilă beneficiarului; 
• mesajul de eroare arată că factura nu a trecut verificările și că trebuie să corectezi problema înainte de o nouă transmitere. 

Regula practică este simplă:

Nu verifica doar dacă factura a fost trimisă. Verifică dacă a fost validată sau dacă ai primit un mesaj care necesită o acțiune.

Emisă, trimisă și validată nu înseamnă același lucru

În practică, există trei momente diferite:

1. factura este creată în aplicație; 
2. factura este trimisă către RO e-Factura; 
3. sistemul verifică factura și comunică rezultatul. 

O factură poate apărea în lista documentelor emise fără să fi fost încă transmisă.

La fel, faptul că aplicația arată că documentul a fost trimis nu înseamnă neapărat că verificarea s-a încheiat.

În Inside App, după transmitere poți consulta răspunsul și mesajele primite pentru factura respectivă. 

Factura apare numai ca emisă sau salvată

Acest mesaj arată, de regulă, că factura a fost creată în aplicație.

Este posibil ca documentul:

• să nu fi fost încă trimis; 
• să fie programat pentru transmitere automată; 
• să aștepte o acțiune din partea utilizatorului; 
• să nu fi putut fi transmis din cauza unei probleme temporare. 

Ce trebuie să verifici

Verifică dacă factura are:

• o dată a transmiterii; 
• o confirmare din partea aplicației; 
• un mesaj primit din RO e-Factura; 
• o notificare privind transmiterea sau apariția unei erori. 

Dacă factura apare numai ca emisă, verifică dacă transmiterea trebuie făcută manual sau dacă ai activat transmiterea automată.

Pentru configurarea firmei, autorizarea SPV și transmiterea documentelor, vezi articolul Cum folosesc e-Factura?.

Factura apare ca trimisă

„Trimisă” este, de regulă, o informație afișată de aplicația de facturare.

Aceasta arată că factura a fost expediată către RO e-Factura. Nu confirmă însă, în toate situațiile, că factura a trecut deja verificările sistemului.

Trimisă nu înseamnă neapărat validată.

După transmitere, factura este verificată, iar rezultatul poate apărea imediat sau după un interval scurt.

Ce trebuie să faci

Urmărește mesajele și notificările aplicației.

Factura poate:

• să fie încă în curs de verificare; 
• să fie validată; 
• să primească un mesaj de eroare. 

Nu considera procesul finalizat doar pentru că ai apăsat butonul „Trimite”.

Factura este în prelucrare

Acest mesaj înseamnă că factura a ajuns în sistem, dar verificarea nu s-a încheiat.

Nu este un mesaj de eroare și nu arată automat că documentul conține o problemă.

Ce trebuie să faci

• așteaptă rezultatul; 
• verifică din nou după un interval; 
• nu transmite imediat aceeași factură încă o dată; 
• păstrează numărul primit la transmitere, dacă este afișat. 

Retransmiterea prea rapidă poate crea mai multe înregistrări pentru aceeași factură și poate face mai dificilă identificarea documentului corect.

Dacă factura rămâne în prelucrare pentru o perioadă neobișnuit de lungă, verifică mesajele din aplicație și eventualele probleme de funcționare anunțate de ANAF.

Factura este validată

Acesta este rezultatul urmărit.

Înseamnă că factura a trecut verificările RO e-Factura și a devenit disponibilă beneficiarului în sistem.

În mod normal, factura nu mai trebuie transmisă încă o dată.

Ce este recomandat să păstrezi

Asigură-te că poți identifica:

• factura validată; 
• data transmiterii; 
• mesajul primit; 
• numărul asociat transmiterii; 
• documentele comerciale legate de factură. 

Pentru păstrarea și organizarea documentelor, vezi Descărcarea și arhivarea automată a facturilor din SPV ANAF.

Inside App poate descărca și centraliza documentele disponibile în SPV, însă aplicația poate prelua numai facturile care există în contul firmei și au trecut verificările necesare. 

Ce nu confirmă validarea

Validarea confirmă că factura a trecut verificările sistemului RO e-Factura.

Nu confirmă automat că:

• factura a fost plătită; 
• clientul este de acord cu valoarea; 
• bunurile sau serviciile au fost recepționate; 
• ai ales firma corectă; 
• prețul și cantitatea sunt corecte; 
• modul de aplicare a TVA-ului este potrivit situației. 

De exemplu, o factură poate fi validată, dar emisă către o altă firmă din grupul clientului sau poate conține un preț greșit.

Validarea în RO e-Factura și corectitudinea operațiunii sunt două verificări diferite.

Ai primit un mesaj de eroare

Mesajul de eroare arată că factura nu a trecut verificările.

Documentul poate apărea în continuare în aplicația în care a fost emis, dar nu a devenit disponibil beneficiarului prin RO e-Factura.

Mesajul primit ar trebui să indice informația sau situația care trebuie verificată.

Ce trebuie să faci

Urmează acești pași:

1. deschide mesajul primit; 
2. identifică informația care trebuie corectată; 
3. verifică datele facturii; 
4. corectează problema; 
5. transmite din nou documentul; 
6. urmărește noul răspuns. 

Nu retransmite factura înainte să citești mesajul.

Dacă problema nu este corectată, documentul poate primi din nou aceeași eroare.

De ce poate primi factura o eroare

Printre situațiile care trebuie verificate se pot afla:

• CUI-ul emitentului sau al beneficiarului este greșit; 
• lipsesc informații obligatorii; 
• valorile și totalurile nu se corelează; 
• informațiile despre TVA nu sunt completate corect; 
• o dată sau o altă informație este introdusă într-o formă neacceptată; 
• documentul generat de aplicație conține o problemă. 

Unele erori pot fi corectate direct în factură.

Dacă problema este generată de aplicație, poate fi necesară intervenția echipei de asistență. Dacă mesajul privește modul de facturare sau TVA-ul, discută cu persoana care ține contabilitatea firmei înainte să retransmiți documentul.

Eroare la transmitere sau eroare primită după transmitere?

Sunt două situații diferite.

Ai primit o eroare pentru factura transmisă

Factura a ajuns în RO e-Factura, a fost verificată și ai primit un mesaj care arată că există o problemă.

În acest caz:

• deschizi mesajul; 
• corectezi factura; 
• o transmiți din nou; 
• urmărești noul răspuns. 

A apărut o eroare în timpul transmiterii

Este posibil ca factura să nu fi ajuns în sistem sau ca aplicația să nu fi primit răspunsul așteptat.

Problema poate fi legată de:

• o indisponibilitate temporară a serviciilor ANAF; 
• accesul firmei în SPV; 
• autorizarea aplicației; 
• certificatul digital; 
• conexiunea la internet; 
• o problemă temporară a aplicației. 

Verifică dacă aplicația afișează un număr asociat transmiterii.

Dacă există, factura a ajuns în sistem și trebuie urmărit răspunsul. Dacă nu există, este posibil ca transmiterea să nu fi fost finalizată.

Factura este validată, dar clientul spune că nu o vede

Mai întâi, verifică dacă factura este într-adevăr validată și nu apare doar ca trimisă sau în prelucrare.

Apoi controlează:

• CUI-ul beneficiarului; 
• denumirea firmei; 
• seria și numărul facturii; 
• data transmiterii; 
• firma în al cărei SPV caută beneficiarul. 

Factura poate fi validată, dar emisă pe alt CUI. În acest caz, nu va apărea în contul firmei care trebuia facturată.

Pentru verificările complete, vezi articolul Factura nu apare în SPV în 2026: ce trebuie să verifici și ce poți face.

Factura este validată, dar ai descoperit o greșeală

O factură validată nu trebuie modificată numai în PDF și trimisă din nou clientului.

Poți descoperi ulterior că:

• ai ales clientul greșit; 
• prețul sau cantitatea sunt greșite; 
• factura a fost emisă de două ori; 
• trebuie acordată o reducere; 
• informațiile privind TVA-ul trebuie corectate. 

În aceste situații trebuie emis documentul de corecție potrivit și transmis prin RO e-Factura.

Modificarea PDF-ului nu schimbă factura deja transmisă în sistem.

Dacă nu este clar ce corecție trebuie făcută, discută cu persoana care ține contabilitatea firmei.

Nu aștepta sfârșitul lunii pentru verificare

În 2026, termenul general pentru transmiterea facturilor în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare. Pentru explicațiile privind calculul și aplicarea termenului, vezi articolul e-Factura în 2026: termene noi, obligații extinse și ce înseamnă asta în practică. 

Dacă factura primește o eroare, problema trebuie verificată suficient de repede pentru ca documentul corect să poată fi transmis în termen.

Nu este recomandat să verifici facturile numai la sfârșitul lunii. O factură poate apărea inițial ca trimisă, dar să primească ulterior un mesaj de eroare.

Ce verifici în Inside App

Inside App îți permite să configurezi o adresă de email pentru notificări privind:

• facturile noi primite de la furnizori în SPV; 
• erorile primite pentru facturile trimise; 
• facturile transmise în SPV prin funcția de transmitere automată. 

Notificările pot fi configurate din:

Contul Inside App → Configurare → e-Factura → Setări suplimentare.

Vezi instrucțiunile în articolul Notificări pentru facturile trimise și primite în SPV. 

Dacă factura nu are rezultatul așteptat, verifică:

• compania selectată; 
• factura emisă; 
• data transmiterii; 
• mesajele primite; 
• notificările configurate; 
• accesul firmei la SPV. 

Notificarea că factura a fost trimisă nu trebuie confundată cu răspunsul primit după verificarea documentului. Urmărește și eventualele mesaje de eroare.

Tabel practic

Cum te ajută Inside App

Cu funcțiile RO e-Factura din Inside App poți:

• emite facturile; 
• transmite documentele manual sau automat; 
• consulta mesajele primite pentru facturile transmise; 
• primi notificări despre transmitere și erori; 
• identifica facturile care necesită o acțiune; 
• verifica documentele emise și primite; 
• descărca și organiza facturile disponibile în SPV. 

Inside App te ajută să urmărești traseul facturii și să identifici situațiile în care trebuie să intervii.

Dacă factura conține informații greșite sau situația necesită o decizie contabilă ori fiscală, problema trebuie clarificată înainte de retransmitere.

Concluzie

După emiterea unei facturi, nu verifica doar dacă ai apăsat butonul „Trimite”.

Urmărește și răspunsul primit:

• trimisă arată că factura a fost expediată către RO e-Factura, dar trebuie verificat și rezultatul; 
• în prelucrare înseamnă că verificarea nu s-a încheiat; 
• validată înseamnă că factura a trecut verificările și este disponibilă beneficiarului; 
• mesajul de eroare înseamnă că factura nu a trecut verificările și că trebuie să corectezi problema înainte de o nouă transmitere. 

Astfel eviți situația în care consideri factura transmisă, deși aceasta nu a devenit disponibilă clientului prin RO e-Factura.

Emite, transmite și verifică facturile cu Inside App

Inside App te ajută să emiți facturile, să le transmiți în RO e-Factura și să urmărești mesajele primite din SPV.

Descoperă funcționalitatea de arhivare automată SPV sau testează Inside App gratuit timp de 14 zile.

Citește și

• Factura nu apare în SPV în 2026: ce trebuie să verifici și ce poți face 
• Cum folosesc e-Factura? 
• Notificări pentru facturile trimise și primite în SPV 
• Descărcarea și arhivarea automată a facturilor din SPV ANAF

Pentru dezvoltatori

Pentru modul tehnic de verificare a răspunsului primit după transmitere, vezi Verifică status încărcare factură – API ANAF – PHP OAuth2.