Semnătură digitală: ai nevoie de ea? Cum să alegi și unde o folosești în România

Semnătura digitală a devenit un instrument esențial în relația cu instituțiile statului, dar și în activitățile zilnice ale unei firme sau ale unei persoane fizice autorizate. Dacă vrei să trimiți declarații către ANAF, să accesezi SPV, să lucrezi cu SEAP sau REGES, semnătura digitală este tot mai des o cerință obligatorie. Pentru ca aceasta să aibă valoare legală, ai nevoie de un certificat digital calificat emis de un furnizor acreditat, care confirmă cine ești și îți permite să semnezi oficial documente în format digital.

Ce este un certificat digital?

Un certificat digital este un document electronic emis de un furnizor acreditat, care confirmă identitatea unei persoane fizice sau juridice în mediul digital. Este esențial pentru semnătura electronică și are roluri precum:

autentificarea ta în platforme oficiale (ANAF, ONRC, etc),
semnarea documentelor cu valoare legală,
criptarea sau protejarea datelor transmise digital.

Ce este un certificat digital?

Un certificat digital este un document electronic care confirmă identitatea unei persoane sau entități juridice în mediul digital. Este esențial pentru semnătura electronică și are roluri de autentificare, semnare și criptare.

La ce folosește certificatul digital?

Pentru persoane fizice:

semnare contracte online
acces SPV ANAF, completare declarații

Pentru firme / PFA / ONG:

semnături legale pe facturi, contracte
acces SEAP, e-Factura, licitații publice
autentificare în aplicații guvernamentale (ANAF, ONRC etc.)

Diferența între semnătura digitală și semnătura electronică

Semnătura electronică = orice semnătură creată electronic (poate fi doar o bifă).
Semnătura digitală = semnătură electronică bazată pe certificat criptografic.
Semnătura electronică calificată = cea mai sigură, are valoare legală egală cu semnătura olografă (Legea 208/2022, eIDAS).

Cum obții un certificat digital?

Pași:

Alegi un furnizor acreditat (CertSign, DigiSign, Transsped etc.)
Completezi formularul online
Te identifici (online sau fizic)
Primești certificatul (pe token sau în cloud)
Instalezi și îl folosești

Acte necesare:

CI (pentru persoane fizice)
Certificat firmă + împuternicire (pentru persoane juridice)

Certificat digital fizic (token USB) vs certificat digital în cloud

Atunci când alegi un certificat digital calificat, una dintre cele mai importante decizii este dacă optezi pentru un token fizic (dispozitiv USB) sau pentru un certificat digital în cloud. Ambele variante au aceeași valoare legală, însă funcționează diferit din punct de vedere tehnic și au avantaje și limitări specifice.

1. Ce este certificatul fizic (token USB)?

Este un dispozitiv hardware, de obicei un stick USB, care stochează în siguranță cheia privată necesară pentru semnătura digitală. Pentru a semna electronic, utilizatorul trebuie să conecteze tokenul la calculator și să folosească aplicațiile furnizorului.

Avantaje:

Compatibilitate largă cu platformele instituțiilor publice (ANAF, REGES, SEAP, ONRC etc.).
Siguranță crescută, cheia privată nu părăsește dispozitivul fizic.
Funcționează indiferent de sistemul de operare, de regulă cu suport bun pe Windows.

Dezavantaje:

Necesită să ai la îndemână tokenul fizic ori de câte ori trebuie să semnezi.
Poate fi mai puțin comod pentru utilizatorii cu mobilitate redusă.
Posibilitatea de a pierde dispozitivul.

2. Ce este certificatul digital în cloud?

Este un certificat stocat pe servere securizate, accesibil prin internet, unde cheia privată este păstrată criptat. Utilizatorul semnează documentele folosind o aplicație web sau un software dedicat, fără a avea nevoie de un dispozitiv fizic.

Avantaje:

Acces facil de pe orice dispozitiv cu internet și browser compatibil.
Nu există riscul de a pierde dispozitivul fizic.
Poate fi integrat mai ușor în fluxuri digitale moderne și aplicații cloud (facturare, gestiune).

Dezavantaje:

Compatibilitate limitată cu unele platforme guvernamentale: de exemplu, REGES Online și SEAP solicită în multe cazuri token fizic.
Poate apărea dificultatea de utilizare pe anumite sisteme de operare sau browsere (MacOS, Safari).
Necesită conexiune stabilă la internet.
În unele situații, instituțiile pot avea cerințe tehnice stricte privind modul de autentificare și semnare, ceea ce poate genera erori.

Unde este necesară semnătura digitală în 2025

Pe lângă utilizarea frecventă în relația cu ANAF sau e-Factura, semnătura digitală calificată este obligatorie și pentru accesul în mai multe platforme guvernamentale esențiale pentru firme și PFA-uri. Iată cele mai importante platforme în care vei avea nevoie de un certificat digital activ:

SPV (Spațiul Privat Virtual) – ANAF

Folosit pentru depunerea declarațiilor fiscale, vizualizarea situației fiscale, autorizări și interacțiuni cu ANAF.
Funcționează cu certificat pe token fizic sau în cloud, cu condiția ca browserul și sistemul tău de operare să permită citirea certificatului ca „certificat client”.
Pe MacOS, semnătura în cloud poate da erori — vezi compatibilitatea la furnizor.

REGES Online – ITM

Platforma online a Inspecției Muncii, utilizată pentru transmiterea registrului salariaților.
Certificatul digital este obligatoriu pentru conectare și trimiterea fișierelor .rvs.
Funcționează doar cu certificat instalat local (token USB), în cele mai multe cazuri. Variantele în cloud nu sunt acceptate în mod standard.

SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice)

Platforma oficială pentru participarea la licitații publice.
Solicită semnătură digitală calificată pentru autentificare și semnarea electronică a documentelor de ofertare.
Recomandat: token fizic, datorită cerințelor Java și semnării locale.

Granturi și finanțări guvernamentale (PNRR, IMM Recover, Start-Up Nation etc.)

Platformele de fonduri europene și granturi solicită semnătura digitală în faza de aplicare și contractare.
Unele platforme acceptă certificate în cloud, altele cer token fizic pentru autentificare (în special când e nevoie de semnătură client în browser).
Verifică în platforma fiecărui program ce formă de semnătură este compatibilă.

ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului)

Semnătura digitală este necesară pentru înființare firmă, modificări sau dizolvare prin depunere online.
Acceptă atât token, cât și cloud, însă este important să verifici dacă aplicația notarială/ONRC permite semnătura la distanță.

3. Compatibilitate și recomandări practice

Instituție / Platformă	Token fizic (USB)	Certificat cloud
ANAF / SPV	Compatibil	Compatibil (cu condiții)
REGES (ITM)	Necesită token	Nu este acceptat
SEAP	Necesită token	Rareori acceptat
ONRC	Compatibil	Compatibil (unele excepții)
Platforme granturi	Varibil, recomandat token	Varibil, verifică cerințele

4. Ce să alegi?

Dacă folosești certificatul pentru multiple platforme guvernamentale (mai ales REGES sau SEAP), tokenul fizic este recomandat datorită compatibilității superioare.
Dacă prioritatea ta este comoditatea și accesul de pe diverse dispozitive, iar activitatea ta este orientată mai mult către ANAF și alte platforme care acceptă cloud, certificatul în cloud poate fi o alegere bună.

Înainte de achiziție, verifică:

Dacă îl vei folosi în REGES sau SEAP (necesită token).
Dacă aplicația ta de facturare acceptă autentificare cloud (ex: pentru e-Factura).
Ce sistem de operare folosești (Windows = compatibil mai larg, MacOS = atenție la cloud).
Ce aplicație de intermediere folosește furnizorul (ex: vToken, SmartID, Trust2Go etc.).

Furnizori acreditați pentru semnătura digitală

Pentru a obține un certificat digital calificat, este important să alegi un furnizor acreditat de Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR). Aceștia pot oferi certificate pe token fizic sau în cloud, iar fiecare tip are avantaje și limitări legate de compatibilitate cu diverse instituții și platforme.

În loc să listăm toți furnizorii în acest articol, te invităm să consulți lista completă și actualizată în articolul dedicat de pe InsideApp, unde vei găsi informații despre principalele opțiuni de pe piață:
Lista furnizorilor pentru semnătura digitală – InsideApp

Pentru o sursă oficială și completă, poți verifica și lista prestatorilor de servicii de încredere publicată de ADR:

Costuri orientative

Certificat pe token (1 an): 160 – 280 lei
Certificat în cloud (1 an): 130 – 250 lei
Prețurile variază în funcție de furnizor, perioada de valabilitate (1-3 ani), volum de semnături, servicii incluse.

Cadru legal actualizat

Regulament eIDAS – reglementează semnătura electronică în UE
Legea 208/2022 + Legea 214/2024 – legislația națională
Lista oficială a furnizorilor acreditați

Resurse utile

Încă nu ai o aplicație integrată cu e-Factura?

InsideApp oferă o soluție completă de facturare, arhivare electronică SPV și integrare cu sistemul e-Factura.
Încearcă gratuit timp de 14 zile și descoperă cât de simplu este să fii conform cu legislația fiscală!

Articole utile din blogul InsideApp: